Maçın eşgüdüm toplantısı Atatürk Stadı toplantı salonunda yapıldı. UEFA Delegesi Dean Jost başkanlığında gerçekleşen toplantıya her iki kulübün temsilcilerinin yanı sıra, güvenlik ve sağlık ekibi amirleri katıldı.
Toplantıda alınan kararlar doğrultusunda Bursaspor sahaya Efsane Çubuklu Forma'sı ile FK Vojvodina takımının ise mavi formasıyla çıkması kararlaştırıldı. 400 özel, 600 resmi güvenliğin görev yapacağı müsabaka öncesi Atatürk Stadı'nın kapıları saat 18.30'da seyirci girişine açılacak.
İspanya Futbol Federasyonu'ndan Javier Estrada Fernandez'in yöneteceği mücadelede Fernandez'in yardımcılıklarını ise Javier Aguilar Rodriguez ve Francisco Javier Martin Garcia yapacak. Müsabakanın dördüncü hakemi ise Ignacio Iglesias Villanueva.
