Mail Nasıl Yazılır? Üst Makama Kurumsal E-Mail Nasıl Hazırlanır?
E-posta, son yılların en popüler iletişim araçlarından biridir. Dijitalleşmenin artmasıyla beraber iş dünyasında ve günlük hayatta iletişim hızlanmış ve daha verimli hale getirmiştir. E-posta, resmi ve kişisel iletişimde vazgeçilmez bir araç olmuştur. Bu sebeple e-posta yani mailin nasıl daha iyi yazılacağı, nelere dikkat edilmesi gerektiği tartışılan gündemlerden biri haline gelmiştir. Konuyla alakalı olarak mail nasıl yazılır, üst makama kurumsal e-mail nasıl hazırlanır soruları tartışılmaktadır.
İletişimi sağlamak ve haberleşmek için kullanılan mail, çoğunlukla daha resmi yazışmalarda tercih edilmektedir. Bu yüzden yazımında dikkat edilmesi gereken bazı hususlar mevcuttur. O noktaları bilmek mailinizin daha açıklayıcı ve uygun hale gelmesini sağlamaktadır. Özellikle üst kurumlara atılan maillerde belli kurallara uymak gerekmektedir. Mail nasıl yazılır, üst makama kurumsal e-mail nasıl hazırlanır soruların yanıtlarını bilmek oldukça önemlidir.
Mail Nasıl Yazılır?
Kurumsal bir mail yazarken, önce konu başlığı kısa ve net bir şekilde belirlenmelidir. Ardından saygılı bir selamlaşma kullanılmalıdır. Mail içinde başlangıçta kişi kendini tanıtmalı ve yazışmanın amacını açıkça ifade etmelidir. Konuyu net bir şekilde açıklayıp talep edilen geri dönüşü belirttikten sonra, uygun bir kapanış cümlesiyle mail sonlandırmalıdır.
Üst Makama Kurumsal E-Mail Nasıl Hazırlanır?
Kurumsal bir e-posta yazarken dikkat edilmesi gereken bazı temel unsurlar bulunmaktadır. Üst makama, örneğin bir müdür ya da yöneticiye, yazılacak olan e-posta; profesyonel, net ve saygılı olmalıdır.
Öncelikle konu başlığı, e-posta içeriği hakkında net bilgi vermektedir çünkü en başta o dikkat çekmektedir. Konu başlığı; kısa, öz ve anlaşılır olmalıdır. Örneğin: "Ders Seçimi Hakkında"
Mailin başında uygun bir selamlaşma kullanılması oldukça önemlidir. Üst makamda biriyle yazışırken, saygılı ve mesafeli bir dil kullanılmalıdır. Örnek: Sayın (Yetkili Adı), Değerli (Pozisyon/Unvan), (Ad Soyad).
E-posta yazmaya başlarken, eğer gerekiyorsa kişi kendini tanıtmalı ya da daha önceki konuşmalara referans verilmelidir. Örnek: Ben (Adınız), (Departman/Bölüm) çalışanıyım. Geçen hafta konuştuğumuz (konu) hakkında bazı güncellemeleri paylaşmak istiyorum.
Konunun anlatıldığı kısım, açık ve net bir şekilde ifade edilmelidir. Karmaşık cümlelerden kaçınmalı ve önemli noktaları vurgulamak gerekmektedir.
Mail sonunda, ne tür bir aksiyon almak istendiği belirtilmelidir. Bir şey talep ediliyorsa bunu açıkça ifade etmek gerekmektedir. Örnek: Konuyla ilgili geri dönüşlerinizi bekliyorum. Yardımcı olabilirseniz, çok sevinirim.
Mail sonunda uygun bir kapanış cümlesi kullanılmalıdır. Örnek: Saygılarımla, iyi çalışmalar dilerim.
Mail sonunda, isim ve pozisyonun gibi bilgileri içeren bir imza kullanmak, profesyonellik açısından önemlidir ve kişi hakkında daha fazla bilgi vermektedir.
Örnek imza:
- Adınız Soyadınız
- Pozisyonunuz
- Şirket Adı
- Telefon Numaranız