Personel Özlük Dosyası Tutmak Zorunlu mu? İşverenler Dikkat!

4857 sayılı İş Kanunu'nun "İşçi özlük dosyası" başlıklı 75. maddesinde; "İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır." hükmü yer almaktadır.

Bu hükme göre işverenlerin çalıştırdıkları her işçi için özlük dosyası düzenlemesi kanuni bir zorunluluktur.

ÖZLÜK DOSYASINDA HANGİ BELGELER SAKLANMALI?

4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesine göre özlük dosyasında yalnızca işçinin kimlik bilgilerinin bulunması yeterli değildir. İşverenin, İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu belge ve kayıtları da özlük dosyasında saklaması gerekmektedir.
Bu belge ve kayıtların istendiğinde yetkili memur ve mercilere gösterilmesi de işverenin yükümlülükleri arasında yer almaktadır.

İŞÇİNİN BİLGİLERİNİN GİZLİLİĞİ KORUNMALI

4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesinde; "İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür." hükmü yer almaktadır.
Buna göre işveren, işçi hakkında edindiği bilgileri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun şekilde kullanmak ve gizli kalması gereken bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.

ÖZLÜK DOSYASI DÜZENLEMEYENE İDARİ PARA CEZASI

4857 sayılı İş Kanunu'nun 104. maddesinde; "Bu Kanunun 75 inci maddesindeki işçi özlük dosyalarını düzenlemeyen, işveren veya işveren vekiline idari para cezası verilir." hükmü yer almaktadır.

Bu nedenle özlük dosyasının düzenlenmemesi halinde işveren veya işveren vekili hakkında idari para cezası uygulanmaktadır.
İşçi İşe Başlarken Özlük Dosyasında Hangi Belgeler Bulunmalı?
İşçinin işe başlamasıyla birlikte özlük dosyasının oluşturulması ve mevzuat gereğince düzenlenmesi gereken belgelerin dosyada saklanması gerekiyor.

Çalışanın görevi, yapılan işin niteliği ve ilgili mevzuata göre değişebilmekle birlikte özlük dosyasında bulunabilecek başlıca belgeler şunlardır:

1. SGK işe giriş bildirgesi
2. İş sözleşmesi
3. Erkek çalışanlar için askerlik durum belgesi
4. Vesikalık fotoğraf
5. Adli sicil kaydı (işin niteliği ve ilgili mevzuatın gerektirdiği durumlarda)
6. Diploma veya öğrenim belgesi
7. Sağlık raporu / işe giriş sağlık raporu
8. Yerleşim yeri (ikametgâh) belgesi
9. Nüfus kayıt örneği
10. Kimlik fotokopisi
11. Kan grubu bilgisi veya kan grubu kartı
12. İş sağlığı ve güvenliğine ilişkin gerekli belge ve kayıtlar

HER BELGE HER ÇALIŞAN İÇİN ZORUNLU MU?

4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesinde işçi özlük dosyasının düzenlenmesi zorunlu tutulmakla birlikte, dosyada bulunması gereken belgeler tek tek sayılmamıştır.

Kanunda; "İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır." hükmü yer almaktadır.

Bu nedenle özlük dosyasında bulunması gereken belgeler çalışanın yaptığı işe, işyerinin faaliyet alanına ve ilgili mevzuata göre değişebilir. Yukarıda sayılan belgelerin tamamının her çalışan için istisnasız şekilde zorunlu olduğu şeklinde bir değerlendirme yapılmamalıdır.
Sağlık raporları ile iş sağlığı ve güvenliğine ilişkin belge ve kayıtlar bakımından 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve ilgili mevzuat hükümlerinin de dikkate alınması gerekmektedir.

İŞVERENLER ÖZLÜK DOSYASINI EKSİKSİZ TUTMALI

4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesi uyarınca işverenlerin çalıştırdıkları her işçi için özlük dosyası düzenlemesi gerekiyor. İşçinin kimlik bilgilerinin yanı sıra kanunlar uyarınca düzenlenmesi gereken belge ve kayıtların dosyada saklanması ve işçiye ait bilgilerin gizliliğinin korunması gerekiyor.
İşçi özlük dosyasının düzenlenmemesi halinde ise İş Kanunu'nun 104. maddesi kapsamında işveren veya işveren vekili hakkında idari para cezası uygulanıyor.