Toplantı, YÖK'te ''akıllı salon'' olarak yenilenen salonda başladı. Toplantıda basının görüntü almasına izin verildi.
Görüntü alınırken YÖK Başkanı Özcan, gazetecilere salonla ilgili bilgi verdi. Üyelerin salona parmak iziyle girebildiğini söyleyen Özcan, böylece ''yoklamaların otomatik yapılarak, toplantıya kimin katılıp katılmadığının belli olacağını'' ifade etti. Özcan, sistemin içerde bulunan üyelere göre çalıştığını anlattı.
''Oylamaları da Meclis'te olduğu gibi otomatik yapacağız, el kaldırmayı kaldırdık'' diyen Özcan, toplantının baştan sona kadar kaydedilerek arşivleneceği belirtti.
Özcan, her bir üyenin, önündeki ekrandan yapılan sunuşları izleyebileceğini aktararak, ''Bu tür salonlar bütün büyük kurumlarda var. Biz de üyelerimize yakışan bir odamız olsun istedik. Onun için bu odayı yaptırdık. Bir tane de aşağıda var. O da aynı özelliklere sahip, kapasitesi biraz daha büyük. Zaman zaman büyük toplantılar için orayı da kullanacağız'' diye konuştu.
24 kişiye göre planlanan salonda aydınlatma, ekranlar, perdeler, tv-dvd çalar, video konferans sistemi, toplantını kaydını başlatma-durdurma ve salon seslendirme sistemi merkezi olarak kontrol edilebiliyor.
Başkan ve üyelerin önlerindeki dokunmatik ekranlı bilgisayarlar istendiğinde ayrı ayrı konferans yönetimi veya pc sunumu yapabiliyor. Salonda bulunan iki hareketli iki sabit kameradan uygun görüşlü olanı sistem tarafından otomatik olarak akif konuşmacıya yönleniyor ve konuşmacının görüntüsü hem videowallda hem de toplantı kayıt sisteminde görülebiliyor.
