Rapor Nasıl Yazılır? Özellikleri ile Akademik ve Bilimsel Rapor Yazma Teknikleri Kuralları

Rapor hazırlamak isteyenler ilk olarak rapor konusunu tam anlamıyla kavramış olmalı ve bu konu hakkında uzmanlaşmış bilgilere sahip olmalıdır. Mevcut konudaki ilgili kaynakları gözden geçirmek ve elde edilen tüm bilgileri doyurucu, inandırıcı ve etkili bir biçimde sunmalıdır. Rapor yazımında önemli diğer bir husus ise objektif davranmaktır. Özellikle bilimsel çalışmalarda raporlar kesin olarak bilimsel ölçüler dahilinde yapılmalıdır. Aynı zamanda konu ile alakalı verilerin olumlu ya da olumsuz bildirimlerinin mutlaka bir delilinin bulunması gerekir. Peki, rapor nasıl yazılır?

RAPOR NASIL YAZILIR?

Rapor yazımında ilk olarak yapmanız gereken, hazırlık aşamasını oluşturmaktır. Bunun için hazırlanacak olan rapor ile hedeflenen amacın ne ifade ettiğini saptamak gerekir. Bunun belirlemek için ise rapor hazırlayacak kişi kendisine "niçin" sorusunu sormalıdır. Bunun dışında rapor yazmanıza yardımcı olacak tüyolar şu şekildedir;

• Okuyucunuzu seçerek, raporda kullanılacak dilin ve bilgilerin belirlenmesi gerekir. Zira raporun içerdiği bilgiler ve teknik terimler bilgisi ve deneyimi olmayan biri için pek bir şey ifade etmeyecektir.
• Okuyucunun düşünmesini sağlamak için rapor yazacak olan kişinin rapora kesin olarak hakim olması önemlidir. Tereddüt ve yanlış bilgiler kapsayan bir rapor etkisiz olacaktır.
• Raporda konunuzun kapsamını belirlemek ve hedefe çabuk ulaşmak adına konunun sınırlandırılması gerekir. Aksi takdirde zaman kaybına neden olabilir.
• Raporun okunma ve kavranması bakımından rapor için elde edilen tüm bilgiler raporun hazırlanması aşamasında hedefe en uygun şekilde yanıt vermeli ve lüzumsuz bilgilere raporda asla yer verilmemelidir.
• Raporun yazımını kolaylaştırmak için işlenecek ana fikirler farklı kağıtlara yazılmalı ve olması gereken bir sıralama yapılmalıdır.
• Rapor yazarken raporun yazılmasının sebebi, kimlere hitap edeceği, konuların ne olacağı ve ne ölçüde belirtileceği ve eksik tüm hususların belirlenerek araştırılması gerekir.

RAPOR YAZIM ESASLARI

Rapor hazırlarken göz önünde bulundurulması gereken rapor ilkelerine ilişkin detaylar şöyle;

• Raporlarda aynı üslup konunun başından sonuna kadar devam ettirilmelidir.
• Kullanılan terimlerin ortak olması önemlidir
• Rapor hazırlarken bilimsel etik kurallar çerçevesinde olmalı ve bu kurallar çiğnenmemelidir.
• Rapor yazımında kullanılacak kağıdın cinsi ve sayfa düzenine dikkat edilmesi gerekir.

ÖDEVDE RAPOR NASIL YAZILIR?

Ödev olarak bir rapor oluşturmak için konuyla alakalı olan tüm kaynaklar incelenmeli, tüm bilgilerin ele geçirilmesinin ardından raporun başlığı hazırlanır. Ancak başlığın kısa, açık ve konun tümünü ifade edecek türden olması gerekir.

Ana başlıklara alt başlıklar oluşturulur ve bunlar numaralarla sınıflandırılmalıdır. Ancak ana başlıklara verilen numaralara eklemeler yapılır. Örneğin 1. Ana başlığın altına 1.1 1.2 şeklinde alt başlıklarla devam edilir.

Ödev raporunda kapak, içindekiler, giriş, gelişme ve sonuç kısımları yer almalıdır.

Konuyla ilgili olarak bibliyografya ve ekler kısmı oluşturularak rapor hazırlarken kullanılan kaynaklar ve çalışmaları destekleyen bilgilerin yer aldığı bölümlere de yer verilmelidir.

İŞ RAPORU NASIL HAZIRLANIR?

İş raporunu hazırlarken raporu okuyacak kişilere yönelik olmasına özen gösterilmelidir. Raporun amacı ilk etapta belirtilmeli ve lüzumsuz bilgilere yer verilmemelidir. Bunların yanı sıra iş raporu hazırlamanıza yardımcı olacak konuyla ilgili bilgiler şu şekildedir;

• Anlık olarak şirketin ne durumda olduğu ve hangi başarılara imza attığı hakkında bilgiler verin. Ek olarak tüm detayları raporunuza ilave edin.
• Kalite kontrol bilgileri performans raporları, giderler ve katılım raporları iş raporunun vazgeçilmez bir parçası olduğunu unutmamaya özen gösterin.
• Verileri daha anlaşılır şekilde sunmak için verileri düzenlemelisiniz.
• Nicel verileri paylaşmak için çizelge ve grafikler oluşturabilirsiniz.
• Gelecekle ilgili ne tür beklentilere sahip olduğunuzu belirtmeye çalışın.
• Toplantı esnasında hazırlanan raporun tüm çalışanlara yetecek kadar kopyasını oluşturun. Gerekli dosyaları da raporunuza ekleyebilirsiniz.

GÜVENLİK RAPORU NASIL YAZILIR?

Güvenlik raporu hazırlamak için yazım diline dikkat edilmeli ve raporun ana metni oluşturularak yazılması gerekir. Kuruluş ve kuruluştaki tesislerin tanıtımı yapılarak detaylandırılmalı, Kuruluşun Sosyal Güvenlik Kurumunda kayıtlı sicil numarasına yer verilmelidir. Kuruluşta BKÖP belgesi düzenleme tarihi esas alınarak tespit edilen tüm çalışanların sayısı ve vardiya sayısı eklenmelidir. Kuruluşta bulunan alt işverenlerin unvanları, bu işverenlerin faaliyet alanları belirtilmelidir. Ayrıca alt işveren olmaması halinde bu durum net olacak şekilde ifade edilmelidir. Kuruluştaki faaliyetlere yer verilmeli ve üretim bilgilerine ait özet bilgi belirtilmelidir. Aynı zamanda güvenlik raporu için Çevre ve Şehircilik Bakanlığı bildirim sistemindeki Kuruluş Bilgileri ile yapılan bildirime ait beyanın bir kopyası rapora çalışma esnasında yazılmalıdır.

BİLİMSEL RAPOR NASIL YAZILIR?

Bilimsel açıdan seçmiş olduğunuz konu hakkında her türlü araştırmanın özeti olarak kabul edilir. En başından sonuna kadar projede toplanan ve gözlemlenen bilgileri içinde barındırır. Bilimsel rapor hazırlarken bilgiler düzenli ve anlaşılır olmalıdır. Konuyla alakası olmayan bir kişi raporunuzu okuduğunda sırası ile neyi neden ve niçin yapmış olduğunuzu ve sonuç olarak neler bulduğunuzu ve değerlendirmiş olduğunuzu saptaması gerekir.

AKADEMİK MAKALEDE RAPOR NASIL YAZILIR?

• Makalenin künyesi örneğin; yazarlar, isimleri, makalenin başlığı, yayın yılı, yayınlandığı yer/derginin adı, vol, sayfa aralığı
• Problem durumu olarak araştırmanın incelendiği ve gerekçelendirildiği bölüm. Araştırmacının hedefi ya da problem cümlesi araştırılmak istenen ne? Gibi sorular sorulmalı.
• Araştırmanın önemi
• Evren ve örnekler yani katılımcılar, araştırmaların yürütüldüğü grup ve özellikleri, cinsiyet, eğitim, yaş v.b durumlar
• Bulgular ve tartışma ya da yorum gibi konular
• Sonuç ve öneriler ve kişisel sonuçlar belirtilmelidir.