Osmanlılar'da arazi kayıtlarını ihtiva eden defterlerin saklandığı ve bu defterlerle ilgili günlük işlemlerin yapıldığı Defterhâne'nin âmiri olup kaynaklarda kendisi "emîn-i defter-i dergâh-ı âlî", "emîn-i defter-i hâkānî", "emîn-i defâtir", "Defterhâne emini", bulunduğu makamın adı "Defterhâne emaneti", "Defterhâne-i hâkānî emâneti", "Defterhâne-i Âmire emaneti" ve "defter emaneti" şeklinde geçer.
Defter eminliğinin ne zaman ihdas edildiği tam olarak bilinmemektedir. Abdurrahman Vefik, kaynak göstermeden Osmanlı Devleti'nde ilk memuriyetlerden biri olduğunu ve Orhan Bey zamanında kurulduğunu belirtmektedir (Tekâlif Kavâidi, I, 177). Fakat bu husus kuruluş devri kaynaklarında yer almamaktadır. Osmanlı devlet teşkilâtının tesisinde büyük tesirleri bulunan İlhanlı Devleti'nde "defterdâr-ı memâlik" adıyla defter eminine benzer bir memuriyetin mevcut olduğu bilinmektedir (Uzunçarşılı, Medhal, s. 215-216). Osmanlı Devleti'nde başlangıçta bu vazife muhtemelen nişancının uhdesinde iken zamanla nişancının işlerinin artması üzerine Dîvân-ı Hümâyun'un bünyesinde bir kâtip tarafından yürütülmeye başlanmış, tahrir ve timar sisteminin yaygınlaşmasıyla birlikte XV. yüzyılın ikinci yarısında ayrı bir makam şeklinde teşekkül etmiştir. Nitekim ilk tesbit edilebilen defter emini, 1499 yılında II. Bayezid devrinde yapılan İnebahtı Seferi sırasında Selânik'e defter sandıkları götürmüş olan Ali Çelebi'dir (Gökbilgin, Turcica, V, 85, 91). Muhtemelen XV. yüzyılın ikinci yarısında, Osmanlı merkez bürokrasisinin gelişmesine paralel olarak ayrı bir memuriyet şeklinde teşkilâtlandırılan defter eminliği Kanûnî Sultan Süleyman devrinde klasik yapısına kavuşmuştur.
Defter emini, adının ilk olarak geçtiği Fâtih Sultan Mehmed'in Teşkilât Kanunnâmesi'ne göre merâtipte reîsülküttâb, şehremini ve bölük ağalarından önce gelmekte, pâye bakımından da defterdara en yakın kişi olarak defterdar olabilecekler içinde birinci sırada bulunmaktaydı. Defterhâne'nin âmiri sıfatıyla XV-XVI. yüzyıllarda nişancının maiyetinde yer alan defter emini, daha sonra nişancılığın öneminin azalmasıyla onun önüne geçmiştir. XVII. yüzyılın ikinci yarısından itibaren reîsülküttaplık önem kazanarak defter eminliğinin üzerine çıkmış, ancak defter emini eğer daha önce defterdarlık yapmışsa reîsülküttâbın önünde yer almıştır (Teşrifatîzâde Mehmed, vr. 73a-b, 76b-77a).
XVIII. yüzyıl ortalarında defter emini, bir yıl için göreve getirilen hâcegân rütbesindeki memurlardan biri durumundaydı. Dört kısma ayrılan hâcegân memuriyetlerinin birinci kısmını teşkil eden üç defterdarla nişancı, reîsülküttâb ve defter emininin mansıbına "menâsıb-ı sitte" denilirdi (Mustafa Nûri Paşa, II, 90). Defter emini her yıl yapılan tayinler sırasında görevinde bırakılırsa Arz Odası'nda padişahın huzuruna girip el öper ve teşekkürlerini sunardı. Fesin ihdasından sonra defter emininin dahil olduğu menâsıb-ı sitte rütbesindeki memurların başlarına âdi fes ve arkalarına "göğer harvanî" giyip Leh biçimli gāşiyeli ve takımlı ata binmeleri kanun olmuştur (Uzunçarşılı, Merkez-Bahriye, s. 68-69, 227). Fâtih'in Teşkilât Kanunnâmesi'ne göre defter eminlerine "iftihârü'l-eâlî ve'l-eâzım muhtârü'l-ahâlî ve'l-ekârim el-muhtas bi-mezîdi inâyeti'l-meliki'd-dâim... zîde mecduhû" elkābı yazılırdı. Kendisine havale edilen evraklarda da "izzetlü defter emini efendi" ibaresi kullanılırdı.
Defter emininin en önemli görevi Defterhâne kâtip ve şâkirdlerine nezaret etmekti. Kâtipler Defterhâne'ye ait işleri ona danışarak yaparlardı. Defterhâne'deki vazifelilerin idaresinde defter eminine kalem kesedarı yardımcı olurdu. Kâtip, şâkird ve mülâzım gibi defterhâne görevlilerinin tayin ve azilleri ancak defter emininin arzı ile mümkündü (BA, KK, nr. 256, s. 26, 32-33, 45; BA, İbnülemin-Tevcîhat, nr. 1695; BA, MD, nr. 25, s. 333, hk. 3038). Defter emini Defterhâne defterlerini büroya ait mahzenlerde saklar ve ilgili makamlardan başkasına göstermezdi. Sûret çıkarılması ise ancak defter eminine hitaben yazılan buyruldu ile olurdu (BA, A.DFE, Dosya, nr. 20, Evr. 32, 38, 40, 42; nr. 50, Evr. 83).
Timar tevcihi için sunulmuş olan arzların usul ve nizama uygun olup olmadığı Defterhâne'de yapılan işlemler sırasında belirlenirdi. Eğer arz kanuna aykırı ise defter emini herhangi bir işlem yapmayarak durumu reîsülküttâba bildirirdi. En çok dikkat edilmesi gereken işlerden birisi de bir kişi üzerinde birden fazla "kılıç timar"ın toplanmamasıydı. Bu husus, göreve getirildikleri sırada defter eminlerine sıkı sıkı tenbih edilirdi (Selânikî, II, 636). Daha XVI. yüzyılın ilk yarısında Lutfî Paşa, yanlışlıkla birden fazla kılıç timarın bir kişiye verilmesi durumunda defter emininin iki kılıcı birden kaydetmeyip durumu "kanun değildir" diyerek vezîriâzama arzetmesi gerektiğini yazmaktadır. Bu sebeple de defter eminlerinin "kanun budur" diyebilecek tecrübeli ve kanunları bilen kimselerden seçilmesinin şart olduğunu belirtmektedir (Âsafnâme, s. 95). XVII. yüzyılın sonlarından itibaren timar ve zeâmetlilerin gelirlerinin azalması sebebiyle bir kısım timarlılar iki üç kılıç birden tasarruf etmeye başlamışlardır (BA, A.NŞT, Dosya, nr. 147, Evr. 66-1, 112).
Defter emini, tahrir defterleri üzerinde yapılacak düzeltmelerde yetkili olmadığı için tashihi gereken defterleri nişancıya gönderirdi. Eğer Defterhâne kayıtlarında yapılacak işlem tashih değil de bir beratın iptali ise defter emini bunu ancak vezîriâzam tarafından yazılan buyruldu ile yapabilirdi. Defter emininin görevlerinden biri de yüksek gelirli timarların (tezkireli timar) tevcihi için merkeze gönderilen tezkirelerin harçlarını (resim) alıp hazineye teslim etmekti. Eyaletlerde vazife yapan tezkire eminlerinin bu resimleri hazineye teslimlerinde ihmallerinin görülmesi üzerine bu iş zaman zaman defter eminine verilmiştir. Defter emini, kalemdeki vazifelerinin dışında avârız toplamak gibi işlerle de görevlendirilmekteydi (BA, Ali Emîrî - Mehmed IV, nr. 401).
Padişahın veya vezîriâzamın katıldığı seferlere defter emini de gitmekteydi. Ordugâhta kurulan defterhâne çadırında defter emininin nezareti altında gerekli işler yapılırdı. Defter emini sefere katılmışsa merkezde yerine "defter emini vekili", "rikâb-ı hümâyun defter emini" gibi adlarla anılan bir vekil kalırdı (BA, Cevdet-Dahiliye, nr. 17.103). Bunlar umumiyetle kâtipler arasından seçilerek vezîriâzamın buyruldusu ile tayin edilirlerdi. XVI. yüzyılda sefere katılan defter eminine mîrî deve ve katır verilirdi (Lutfî Paşa, s. 84). XVIII. yüzyıl sonlarında sefere giden defter eminleri koçu arabası kullanmaktaydılar. Defter emininin dışında sadâret kethüdâsı, nişancı, reîsülküttâb, defterdar ve ordu kadısından başka herhangi bir kimsenin bu arabaları kullanması yasaktı (BA, Cevdet-Dahiliye, nr. 14.927).
Defter eminliğine tayinler umumiyetle Dîvân-ı Hümâyun kalemleriyle Defterhâne'den yetişen kâtiplerden, dergâh-ı âlî müteferrikalarından, yeniçeri kâtiplerinden, defterdarlıklardan, nişancılıktan ve reîsülküttaplıktan yapılırdı. Defter eminliği "münâvebe" mansıblarından olduğu için nişancı, reîsülküttâb ve defterdarlardan mâzul kalanlar buraya tayin edilir ve daha sonra tekrar eski vazifelerine nakledilirlerdi. Bilhassa mevki itibariyle defter eminliğiyle aralarında fazla fark bulunmayan reîsülküttaplıktan defter eminliğine, defter eminliğinden reîsülküttaplığa sürekli geçişler olurdu (Ahıskalı, s. 19). Öneminin azaldığı dönemlerde defter eminliği bazan nişancılık veya reîsülküttaplık ile birleştirilerek bir kişiye de verilebilirdi (BA, HH, nr. 4251; BA, MD, nr. 187, s. 311, hk. 897). Defter eminlerinin terfi ederek nişancı ve defterdar olmalarına sık rastlanırdı. Bu makamlardan daha yukarılara çıkanlara da tesadüf edilmektedir. Bu vazifeye tayinlerin umumiyetle büro personelinden yapılması, müessesenin daha iyi bir şekilde hizmet vermesini sağlamıştır. Mâzul olan defter eminleri Dîvân-ı Hümâyun kalemlerinde veya Defterhâne'de kâtip olarak da görev yapabilmekteydiler (BA, KK, nr. 264, s. 44, 47; nr. 7530, s. 15). Defter eminliğine tayin edilen kişiler hil'at giyerek Arz Odası'nda padişahın elini öper, tayin emri ruûs defterlerine kaydedildikten sonra hazırlanan ruûs tezkiresine göre görev beratı (emanet beratı) yazılarak vazifesine başlardı. Defter eminliği Dîvân-ı Hümâyun dışındaki en önemli makamlardan biriydi.
Defter eminleri ulûfe aldıkları gibi kendilerine zeâmet de verilebiliyordu. Ulûfeleriyle birlikte elbise veya bunun bedelini de alıyorlardı (BA, KK, nr. 212, s. 86-87; nr. 1764, s. 58, 86; nr. 1794, s. 96). Ayrıca Defterhâne'nin yaptığı işler karşılığında aldığı harçlardan payları vardı ve gelirlerinin önemli kısmını da bu oluştururdu (Mustafa Nûri Paşa, III, 75). Padişahların tahta çıkışlarında dağıttıkları cülûs bahşişlerini defter eminleri de alabiliyorlardı (Eyyûbî Efendi, vr. 18a). Ayrıca XVII. yüzyıl sonlarında vezîriâzam olanlar göreve başladıklarında şehremini, matbah emini, muhâsebe-i evvel vb. memurlarla birlikte defter eminine de "hil'at-i hâs" giydirirlerdi.
XVII. yüzyıl ortalarından itibaren Dîvân-ı Hümâyun'un önemini kaybedip devlet işlerinin büyük kısmının Bâbıâli'ye intikali sırasında, muhtemelen nişancılığın Bâbıâli'ye nakledilmemesi sebebiyle, defter eminliği de Paşa Kapısı'na intikal eden memuriyetler (hademe-i Bâbıâlî) dışında kaldı. Buna rağmen Defterhâne kayıtları, Dîvân-ı Hümâyun'un yanı sıra Bâbıâli'ye de hizmet verdiği için defter emini önemini bir müddet daha korudu. Bu arada 1836'da nişancılığın kaldırılmasından sonra tuğra işleri defter eminine verildi. Ancak 1838'de Defterhâne'nin Cerîde Muhasebesi bünyesine alınmasıyla defter eminliği lağvedildiyse de 1842'de tekrar kuruldu. 1871'de Defterhâne'nin nezârete dönüştürülmesi esnasında defter emini Defter-i Hâkānî nâzırı (Defterhâne nâzırı) adını aldı. Şûrâ-yı Devlet üyelerinden Kânî Paşa 5000 kuruş maaşla ilk nâzır tayin edildi (BA, İrade-Meclis-i Mahsûs, nr. 1724).
Kaynak: Türkiye Diyanet Vakfı İslam Ansiklopedisi