Naklen atanan memurun özlük dosyaları gönderilecek mi?

657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 109 uncu maddesinde, "Memurlar, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası esas alınarak kurumlarınca tutulacak personel bilgi sistemine kaydolunurlar. Her memur için bir özlük dosyası tutulur. Özlük dosyasına, memurun mesleki bilgileri, mal bildirimleri; varsa inceleme, soruşturma, denetim raporları, disiplin cezaları ile ödül ve başarı belgesi verilmesine ilişkin bilgi ve belgeler konulur. Memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde, hizmet gerekleri yanında özlük dosyaları göz önünde bulundurulur. Özlük dosyalarının tutulma esasları ile özlük dosyalarında yer alacak belgelere ilişkin usûl ve esaslar Devlet Personel Başkanlığınca belirlenir." hükmü yer almaktadır.

Özlük dosyalarının tutulma esasları ile özlük dosyalarında yer alacak belgelere ilişkin usûl ve esaslar ise 15.4.2011 tarihli ve 27906 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Kamu Personeli Genel Tebliği (Seri No: 2) ile belirlenmiştir. Diğer taraftan, 12.5.2010 tarihli ve 27579 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin ek 6 ncı maddesinde, "(1) Kanunun geçici 4 üncü maddesi uyarınca haklarında 8/6/1949 tarihli ve 5434 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Emekli Sandığı Kanunu hükümleri uygulananlar ile ilk defa Kanunun 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (c) bendi kapsamına tabi olan sigortalıların hizmet başlangıcından itibaren hizmet belgesinin düzenlenmesine esas olan ve "https://hitap.sgk.gov.tr/HitapWeb/" adresindeki Hizmet Takip Programında (HİTAP) yer alan; a) Özlük ve nüfus, b) Hizmet belgesi, c) Öğrenim durumu, ç) Lisansüstü öğrenim/kurs, d) Tashih ve kaza-i rüşt kararı (ergin kılınma), e) Diğer kanunlara/statülere tabi hizmet, f) Askerlik, g) Tazminat, ğ) Unvan, h) Açık süre, ı) Borçlanılan hizmet, i) İtibari hizmet süresi, j) Emeklilik belgesi, 2 bilgi formatları kamu idareleri tarafından web sitesi üzerinden kişi bazında, toplu veri veya internet servisi yöntemlerinden biri kullanılarak Kuruma gönderilir. Bu kapsamda gönderilecek belge ve bilgiler için kurum ve kuruluşlar ile Kanunun 100 üncü maddesi kapsamında protokol yapılması gerekmez. ..." hükmü yer almaktadır.

HİTAP, 5510 sayılı Kanunun 4/1-c sigortalılarının, atanma, nakil, derece, kademe, terfi, unvan değişikliği, ücretsiz izin, açık süre, ek gösterge gibi özlük bilgilerinin ve toplam hizmet süreleri ile hizmet kayıtlarına göre emeklilikte tabi olunan yaş bilgisinin yer aldığı bir programdır. Bu çerçevede; memur özlük dosyası ile HİTAP programında yer alan konular benzerlik gösterse de mahiyeti itibarıyla birbirinden farklıdır.

Ayrıca; 18.10.2019 tarihli ve 30922 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ile kamu kurum ve kuruluşlarının iş ve işlemleri sonucunda oluşan belgelerin; düzenlenmesine, gerekli şartlar altında korunmalarının teminine, herhangi bir sebepten dolayı kaybının engellenmesine, Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve bilimin hizmetinde değerlendirilmelerine, kurum ve kuruluşlar ile şahıslar elinde bulunan arşiv belgeleri ve ileride arşiv belgesi haline gelecek arşivlik belgelerin tespit edilmesine, saklanmasına gerek görülmeyen belgelerin ayıklanmasına, imhasına ve arşiv belgelerinin Devlet Arşivleri Başkanlığına devrine ilişkin usul ve esaslar düzenlenmiştir.

Mezkûr Tebliğde "görevi herhangi bir şekilde sona eren memurların özlük dosyaları kurumlarınca saklanır" şeklinde düzenleme yapılmış olmakla birlikte, naklen veya açıktan başka bir kuruma atanması halinde ise bu yükümlülük yeni atandığı kuruma geçecektir.

Bu itibarla, naklen atanan personelin, özlük dosyasının yeni atandığı kuruma gönderilmesinin uygun olacağı değerlendirilmektedir.